Célébrez la Journée internationale des archives ce vendredi !

C’est la journée qui concerne tout le monde sans exception, sauf si vous vivez reclus dans une grotte ou un monastère au bout du monde. Nous avons tous quelque part des archives que cela soit dans le cadre de notre activité professionnelle ou à titre privé. D’ailleurs, elles peuvent revêtir différentes formes : chemises à élastiques, classeurs, boites à archives, cartons, armoires, sous formes numériques avec le cloud ou la sauvegarde sur un disque externe, l’archivage de vos données numériques ou tout simplement des souvenirs au fond de notre mémoire.

Comme nous l’explique le site Internet ica.org : « Les archives consignent les décisions, les actions et les mémoires. Les archives constituent un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération. Les documents sont gérés dès leur création pour en préserver la valeur et le sens. Sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l’accroissement des connaissances, le maintien et l’avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens ».

C’est l’occasion ou jamais d’aller faire un tour dans le grenier de votre maison pour y découvrir ou redécouvrir des archives de l’histoire familiale. Et gardez à l’esprit qu’elles constituent des témoignages irremplaçables des événements passés, elles représentent une richesse sans équivalent. Vous verrez, au fil des découvertes, des souvenirs vont remonter à la surface, car votre cerveau est le plus complexe archiviste qui soit.

La déclaration universelle sur les archives

La Déclaration universelle sur les archives a été adoptée le 10 novembre 2011 : « Les archives consignent les décisions, les actions et les mémoires. Les archives constituent un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération. Les documents sont gérés dès leur création pour en préserver la valeur et le sens. Sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective.

L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l’accroissement des connaissances, le maintien et l’avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens ».

Comment bien archiver vos papiers importants personnels ou professionnels ?

Archiver correctement vos papiers importants personnels, ou conserver des papiers professionnels est essentiel pour les protéger et les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin. Les délais de conservation des documents personnels et professionnels diffèrent selon leur nature, la législation en vigueur ou l’usage auquel ils sont destinés. Voici quelques conseils pour bien archiver vos papiers :

1. Tri : commencez par trier vos papiers et identifiez ceux qui sont réellement importants et nécessitent une conservation à long terme. Séparez-les des documents moins importants que vous pouvez éliminer.

2. Catégorisation : classez vos papiers par catégories. Par exemple, vous pouvez créer des catégories telles que documents d’identité, contrats, relevés bancaires, factures, assurances, impôts, etc. Vous pouvez le faire par couleur de pochette.

3. Classeurs, chemises ou dossiers : utilisez des classeurs, chemises ou des dossiers pour ranger vos papiers. Utilisez des étiquettes pour identifier clairement chaque classeur, chemise ou dossier en fonction de sa catégorie.

4. Organisation chronologique : au sein de chaque catégorie, organisez les papiers de manière chronologique. Cela facilitera la recherche de documents spécifiques à une période donnée. En général, l’on a pour habitude de mettre les plus récents en premier. En ce qui concerne les fiches de payes, le mieux est de les ranger par année, une année dans chaque pochette.

5. Utilisez des pochettes ou des enveloppes : pour protéger davantage vos papiers, vous pouvez les placer dans des pochettes ou des enveloppes avant de les ranger dans les classeurs ou les dossiers. Choisissez des pochettes ou des enveloppes de qualité qui protègent contre l’humidité, la poussière et la détérioration.

6. Numérisation : pour une sauvegarde supplémentaire, vous pouvez numériser vos documents importants et les stocker sous forme électronique. Assurez-vous de sauvegarder ces fichiers numériques dans un endroit sécurisé, tels qu’un disque dur externe ou un service de stockage cloud fiable.

7. Conservation sécurisée : choisissez un endroit sûr pour ranger vos papiers importants, de préférence dans un endroit frais, sec et à l’abri de la lumière directe du soleil. Si possible, utilisez un coffre-fort ou une armoire verrouillée pour une protection supplémentaire contre les dommages ou le vol.

8. Destruction sécurisée : Lorsque vous n’avez plus besoin de certains papiers importants, assurez-vous de les éliminer correctement en respectant les règles de confidentialité. Déchiquetez-les ou utilisez un service de destruction de documents professionnel pour éviter tout accès non autorisé à vos informations personnelles ou professionnelles. Vous n’imaginez pas ce que l’on peut faire avec des informations personnelles et confidentielles, jusqu’à s’apercevoir que des personnes malintentionnées ont ouvert un compte et fait un crédit en votre nom.

Combien de temps conserver mes documents personnels et professionnels ?

Il est également recommandé de vérifier régulièrement vos archives pour supprimer les documents périmés ou non pertinents. A cet effet, le site Internet de la DGCCRF et du Service public, proposent chacun une rubrique détaillée et commentée sur la durée de conservation des papiers des particuliers : assurance, véhicule, banque, famille, logement, impôts et taxes, travail, santé, papiers d’une personne décédée, etc. En suivant leurs conseils, vous pourrez archiver efficacement vos papiers importants personnels ou professionnels et les conserver en toute sécurité.

( Temps de lecture : 4 minutes | L’illustration de notre article provient de Pexels sur le site Internet Pixabay. Si l’image vous intéresse, vous pouvez faire un don sur le site avant de la télécharger )